Bancolombia, grupo financiero latinoamericano con 25 millones de clientes líder que marca tendencia, presentaba en su organización interna cuatro retos tecnológicos importantes:
- Proceso realizado en hojas de cálculo, el cual consumía mucho tiempo con margen de error.
- Los ajustes o cambios en el proceso de compensación consumían mucho tiempo. Además, no permitía llevar la trazabilidad de los cambios que se realizaban sobre la estructura.
- Para garantizar los recursos necesarios para su liquidación de bonos, Bancolombia requería de un proceso de provisión de pago para los próximos períodos a liquidarse, solo que esta provisión no contaba con los mecanismos e insumos ideales para realizar un cálculo más preciso.
- Reducir el tiempo que tardaba el ‘proceso de Ajedrez’, ejecutado normalmente por equipos de hasta 8 personas.
Bancolombia se enfrentaba al desafío de realizar el proceso de cálculo de compensación variable de sus 22 mil empleados de forma manual.
Los departamentos realizaban el cálculo de comisiones a través de un Código Modelo con un total de 115 códigos posibles, en donde un empleado podía ir moviéndose al año en diferentes posiciones ligadas a dichos códigos. Este proceso era propenso a presentar un margen de error, pues era realizado manualmente.
El inicio de su proceso de cálculo de liquidación implicaba la asignación de un código llave, determinado por distintos factores, como cambios de posición, tiempo de permanencia, esquema y frecuencia de pago, entre otros. Esta asignación de código implicaba un reto importante porque requería de la recopilación de datos por medio de distintos sistemas. Todos estos se capturaban en una hoja de Excel; desde el tipo de dato ingresado, hasta datos que no eran visibles durante el proceso, haciéndolo susceptible a errores.
Este proceso se pudo realizar con Blitz®, por medio de integraciones con sus sistemas, eliminando así la captura manual de datos. Además, se incluyeron validaciones y candados, que permitió a los administradores identificar casos específicos que se salían del comportamiento esperado, los cuales podrían ser aprobados o rechazados, según el caso.
Además de esto, el equipo del área de compensaciones estaba conformado por aproximadamente 6 a 8 personas, los cuales se dividían los grupos de empleados a quienes debían realizarle el cálculo de comisiones. Sin embargo, esta lógica de negocio hacía que las compensaciones de los empleados que eran calculadas por ciertos analistas de liquidación tuvieran cruces de pagos entre ellos. Siendo esto propenso a duplicar datos y generar errores.
Para reducir el tiempo que les tomaba realizar estos cálculos de forma manual y eliminar errores, se diseñó todo un esquema de compensación variable para los diversos modelos disponibles para los empleados que formaban parte de las planillas Comerciales, Dirección General,FIC y Nequi.
El diseño de este esquema permitió contar con registros de trazabilidad de cualquier cambio realizado al esquema o a la estructura del mismo, brindando herramientas para procesos de auditoría, y así garantizar las buenas prácticas en temas relacionados al manejo de compensaciones.
También se requirió la integración de Blitz® con sus sistemas para así facilitar la transferencia segura de la información para así disminuir el tiempo y el número de errores en la ejecución del proceso.
El diseño de todo este esquema de compensación estuvo dividido en 3 fases:
Fase 1.
La liquidación del Primer Trimestre 2022 se realizó por medio de Blitz®. Este primer trimestre incluía alrededor de 10,000 empleados Comerciales.(estado de cuenta).
Fase 2.
Esta incluyó la liquidación del Segundo Trimestre 2022 para los Modelos Comerciales y FIC (tanto trimestrales como semestrales), con un total de 13,400 pagos realizados sin errores.
Fase 3.
Se garantizó el acceso a Blitz® a los 22,000 empleados de Bancolombia, brindándoles la capacidad de visualizar el detalle y seguimiento de sus bonos.
Con Blitz®, una plataforma tecnológica intuitiva, implementada de forma remota, el equipo de comisiones ahorra tiempo valioso y puede encargarse del proceso sin depender de otras áreas.
